みなさんこんにちはーつばめです。
みなさんの周りにDrへメールを投げるのに1時間以上かかるようなMRさんいたりしませんか？
つばめの周りにはそんなMRさんが二人くらいいるんですよね。
アポイント出すだけでどうしてそんなに時間がかかるんだろう？
どんな内容のメールを送っているのだろう？
と疑問に思ったので、そのMRさんに話を聞いたり、CCでつばめに送られて来た内容を見ながら、つばめが思ったことと、こうしたら効率的にメールが送れるようになるかもしれないということ書いていくねー。
すでにメールで困っていないよーという方にはあまり参考にならないと思うので、他の記事に移ってもらえると幸いです。
Drへのアポイントメールや、お問合せ対応・依頼事項をサクサクとこなして、余裕のある１日にしていきましょう
＊Windows向けの内容となりますのでMac派の方はご容赦ください
営業メールのポイント
メール作成が効率的になる４つのポイント
①メールアドレスをOutlookもしくはExcelでまとめておく
②件名は大きく５項目を意識して作成
③宛名はアドレスとセットで保存しておく
④本文は短文で「先に要点を記載」のちに詳細を記入する
このポイントをおさえれば効率的にメールを活用できるかなと思います。
メール作成が遅い人の４つの特徴
①アドレスを登録管理していない
過去の送受信歴からDrアドレスを探してコピペしてたりします。探す時間が無駄で非効率です。
②件名で何が言いたいのかわからない
悪い例） 件名：12月25日19:00〜 「○○イベントの内容について」
これでは内容が何なのかがわからず、それに対しDrが何を行えば良いかが分からない件名となります。
こういう場合は件名スルーされてしまう可能性が上がってしまうので注意しましょう。
（〜について、 〜の件 は便利な言葉ではあるのですが、曖昧な言葉になりますので多様しないようにしましょう。）
③毎回病院のHPを開いて診療科名・Dr名を確認している
アドレスやDrの宛名を管理していないので、都度HPを確認しにいきます。
都度HPを確認する場合
HP検索→診療科→スタッフ一覧→役職とDr名確認→メールに入力
このようになり、無駄な労力が多い気がします。
④文字壁職人
作文のようなメールを作成するので、文字壁になりがちです。
Dr側からすると、開いただけで疲れます。
効率的なメール作成のポイント解説
①メールアドレスをOutlookもしくはExcelでまとめておく
Drのアドレスは必ずOutlookかExcelで管理するようにしましょう。
登録するのが面倒だ。思われるかもしれませんが、新規メール作成の際にアドレスで迷う必要がないため、結果的に作業効率は上がります。
Outlookで管理すると新規メール作成で宛名で迷う必要もないですし、送信名が入るので丁寧だと思います。
つばめはExcelで管理しています。理由は顧客情報を一括で管理する上で、Excelでまとめた方が便利だからです。後に記載してますが宛名も同じように管理してるのでコピペすると効率的だと思います。個人情報には十分に注意をしないといけませんが、一括で管理していると引継ぎ時に容易というメリットもあります。 Excel（管理表）を立ち上げる必要があるので、少しステップが増えますが個人的には許容範囲です。
Excel管理例）
| 病院名 | 宛名 | アドレス | アポ打診時間 | 丁寧・簡易・リマインド等 |
| ○○病院 | 血液内科 部長 ○○ ○○先生 御侍史 | –.–＠–.com | 17：00〜19：00 | 簡易 リマインド可 |
②件名は５項目を意識して作成
Drにメールを出す時の要件は大きく５つの項目。
①ご依頼・・アポイントのご依頼、返事のご依頼
②御礼・・講演会参加の御礼・情報共有の御礼
③共有・・進捗状況の共有
④ご案内・・イベントのご案内・製品情報のご案内
⑤お問合せ回答・・お問合せへの対応
この項目に合わせてメール作成するように意識するだけでも少しは効率化に繋がるかなと思います。
冒頭で「何の要件なのかを記載する」その後に詳細を簡潔に記載するといいのかなと思います。
つばめの場合）件名：【アポイントのご依頼】12月25日19:00〜 ○○イベントの演者についてご相談
にたいな感じの件名にすると思います。
メールの内容によっては、他の記載方法に変わるかと思いますが、とりあえず悪い例のように「何が言いたいのか」「何をして欲しいのか」がわからないような内容ではメールを送らない方がよろしいかと思われます。
本文を書き終わってから、最後に件名を完成させましょう。
③宛名は事前にOutlookかExcelに登録しておいて、迷わず即記入
ここは１秒でも時間を削るように、無駄なことは省いて入力してしまいましょう。
ここで時間を掛け無いように工夫していきましょう。
上にも記載していますが、つばめはExcelで管理し、メールリンクからメール新規作成を行い、そのまま宛名をコピペし、サクサク進めます。メール新規作成（と同時にアドレス入力済み）→宛名コピペ でここまで10秒以内。
④本文は短文で「先に要点を記載」のちに詳細を記入する
本文はある程度フォーマットを作成し、それに合わせて入力していくようにすると効率的です。
基本的な流れ
- 宛先（相手の名前や会社名）
- 挨拶、自己紹介（メールを送った経緯）
- メールの主旨 （アポイントメールを送った理由を簡潔に説明）
- 本文（アポイント内容の詳細や候補日など）
- 結びの言葉（返信締切やお礼を記載）
- 署名（自分の名前や会社名、連絡先）
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つばめの例）アポイントの場合
○○会 ○○病院
血液内科部長 ○○ ○○先生 御侍史
平素は大変お世話になっております。
○○製薬 ○○と申します。
表題の件、アポイントのご依頼にてメールをお送り致しております。
12月25日19:00〜開催予定の○○イベントについて、「ご講演依頼」と「会詳細のご案内」にてお時間を10分ほど頂戴したく存じます。
下記日程にてご都合の良い日時をご指定いただけますと幸いでございます。
○月○日（○）○：○〜○：○
○月○日（○）○：○〜○：○
○月○日（○）○：○〜○：○
日々の診療にてご多様の中、大変恐縮ではございますが何卒宜しくお願い申し上げます。
○○製薬
○○ ○○
TEL
FAX
mailadress
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と簡単にメールを作成します。
これをコピー→挿入→クイックパーツに保存
これで、定形文としてクイックパーツからいつでもすぐに書き出すことが可能です。
他にも、講演会の参加御礼やイベント（講演会など）案内の定形文をクイックパーツに用意しておくとすごい便利で作業効率が上がりますよ！
まとめ
今回は、Drへの効率的なメールの出し方について書いてみました
・営業メールのポイント
・メール作成が遅い人の４つの特徴
・効率的なメール作成のポイント解説
最近はコロナの影響で、アポがないと病院内に入れない施設がほとんどですよね。
メールでアポを取得したり、メールだけでMR活動を完結させたりできるようなMRが求められているのでしょうか。
皆様のメール作成のお役に立てば幸いです。
次回は「デスクトップの乱れは心の乱れ」という話をしたいと思いますー。
