みなさんこんにちは、つばめです。
みなさんの周りに、なんでもPCのデスクトップに資料を保存し、デスクトップがファイルだらけという方いませんか？
講演会でPCを使う時に大慌てで適当なフォルダに放り込んでるMRさんいますよね。
つばめはそういう方を良く見かけます。
デスクトップがごちゃごちゃしてると必要な時に必要な資料を探すのも大変ですよね。
「デスクトップの乱れは心の乱れ」
作業効率も悪くなってしまうので、資料を保存した時はしっかりとファイルに分けて整理していきましょう。
「PCは普段から整理整頓しているよ」という方には参考にならないかと思いますので、違う記事に移っていただけると幸いでございます。
デスクトップが乱れてるという方向けに「ファイルだらけになる理由」と「ファイル整理のコツ」を書いていくねー
デスクトップがファイルだらけになる理由
① とりあえず早く保存して作業を終わらせたい
→保存先を考えるのが面倒だ
②ファイルの保管場所を見失いたいくない
→デスクトップに置いておけば安心
③デスクトップに置いておけば次の作業に取り掛かりやすい
→目に付くところにあるので、リマインド効果がある
と３つの理由からデスクトップが乱れてしまうようです。
デスクトップのアイコンが多すぎるとメモリを使い、PCの処理速度が落ちるようですので、アイコン数は画面の半分以下が良いようです。
ファイル整理のコツ
１ フォルダにまとめる
フォルダを作ってデスクトップにあるファイルをとりあえず全て分類しましょう。
気をつけることは、ファイルの種類で分けないようにしましょう。例えば「画像ファイルはここ」「Wordファイルはここ」「Excelファイルはここ」というようにしてしまうと、わけがわからなくなります。
ちなみにつばめがMR活動でよく使うフォルダを下に記載しておきますね。
もし「何のフォルダを作って分類したらいいか迷うなー」という場合はご参考にしてみてはいかがでしょうか？
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
00 実績・症例トレース
01 担当先情報
02 経費精算
03 講演会
04 マニュアル
05 エリア会議
06 Q＆A
07 論文
08 評価資料
09 製品関連
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
フォルダに全てのファイルを分類できましたか？こんな感じです。
できれば、さらにこれをまとめるフォルダを作成するとよりスッキリしますよ。こんな感じ
ビジネス用はコンプライアンス上お見せすることができないのですが、プライベートのMacbookはこんな感じです。
ビジネスPCも同じような感じで、10個くらいのアイコンしか並ばないようにしてます。
２ アプリケーションはタスクバーに固定
よく使うアプリケーションはタスクバーにピン留め表示させましょう。
デスクトップにショートカットを置くよりもスッキリしている様に見えます。
「タスクバーにピン留めする方法」
タスクバーに追加したいアプリを右クリニック→その他→タスクバーにピン留めする
これで完了です。
つばめがビジネスPCでピン留めしてるアプリはこちら
・Outlook・Excel・Word・PowerPoint
・Google Chrome
・Snipping Tool （スクリーンショットするやつ）
・Zoom
・VPN
この辺りをピン留めしておくと便利なのでおすすめです。
３ フォルダに番号をつける
先ほどフォルダにまとめましょうというお話をしましたが、続いてはそのフォルダに番号をつけてより整理していきましょうという内容です。
右クリック→整頓でフォルダ内の整理整頓を行います。
その際、使用頻度が高い物が上位に並ぶよう フォルダ名の先頭に01とか2021_12_20のように数字をつけるようにしましょう。そうすると綺麗に整頓します。
なぜ数字かというと文字よりも優先順位が高いからです。
例えば 出席番号 先頭でおなじみ「相川さん」と数字の「１」で、名称並べ替えを行なった際 １の方が優先順位が高くなります」。
ですのでフォルダで整理する際は数字を先頭に入れて名称をつけると整理しやすくなります。
同フォルダ内のファイルが10ファイルをこす場合を想定して、1ではなく01でスタートすることをおすすめ致します。
まとめ
今回は「デスクトップの乱れは心の乱れ」という話をしました。
・デスクトップが乱れる理由
・ファイルを整理するコツ
について簡単にまとめてみましたが、ご参考になりましたでしょうか？
もっと他にもこんな方法があるよなどあればコメントいただけますと幸いです。
デスクトップが乱れてきたと思ったら、それは自分の作業スケジュールに余裕が無くなってきているのかもしれません。
一度時間を作って、心と体を休め、落ち着いて資料整理してみましょう。
デスクトップを整理すると頭がスッキリとし、作業効率も上がると思いますよ。
次回は、「孫氏の兵法」をMRが活用するポイントについて書いてみようと思います。
参考になりました。
フォルダ参考にします。